作为社会问题解决方案的远程办公

评论员：
　　远程办公，一般是指解除时间、地点的制约，利用IT的工作方式，政府也特别重视这一个领域，成立了IT战略本部e-Japan，旨在实现远程办公人员翻番。经济产业省、总务省、国土交通省、厚生劳动省还举办了推进远程办公的论坛。远程办公大致分为两种，一种是公司员工在家工作的企业主导型，另一种是被称为在家办公族或SOHO族的自由职业者通过中介者在家工作的个体经营型。今天进行演讲的田泽女士开办的Y's STAFF公司，引进了具有这两种特点的崭新的远程办公。这也是远程办公的本来面目。

　　对于想工作却由于养育子女等原因没有机会工作的人，向他们提供什么样的工作成为重要的课题。远程办公无论对于实现工作生活平衡，还是实现工作高效化或活跃地方经济，都具有重大意义。

演讲者：
　　政府将远程办公者义为 “利用IT，以自由使用地点与时间的灵活的工作方式，每周工作8小时以上的人”，根据这个定义，国土交通省对远程办公人口进行了推算调查，2005年，就业人口的10%，即10个人里有1个人选择了远程办公这一劳动形式。而且，远程办公包括雇用型和自营型，目前正在按照这一分类和定义采取措施。

　　远程办公有很多好处，如不用去上班、出差减少、可以从出差地直接回家、可以在养育子女的同时工作、下班回家以后还可以工作等。也许有人会产生疑问，“下班回家以后还可以工作”为什么是好处？但是现在下班后在家里工作的人应该很多。那么在这些工作中，有多少是作为正式的业务可以得到报酬呢？我想恐怕现在很多都是作为无酬加班处理的。

　　但如果是远程办公，按照规定，这些工作应得到报酬。在家工作如果被正式承认为远程办公，对于个人来说，和家人在一起的时间增多，原来不得不辞职的人可以继续工作，作为企业也可以削减固定经费，采取更为灵活的措施。对于社会来说也有很多好处，如可以活跃地方经济、重振经济，有效提高生育率，利于减排等等。

　　内阁府以2010年的远程办公比例达到20%为目标，实施“远程办公人口翻番行动计划”。国家致力于推进远程办公，是由于存在劳动力不足的问题。如果劳动力不足，经济力也会减弱。但如果推进远程办公，就可以为想工作却不能工作的人提供工作的环境和工作机会。在这个意义上可以说，推进远程办公是最容易理解、最有效果的解决劳动力不足问题的对策。

　　很多企业把以育儿或护理家属为由在自己家里工作的需要作为推进远程办公的基准，这些企业倾向于把远程办公作为社会福利的一环。但是仅以社会福利的因素引进远程办公很危险。这是因为，正如曾经流行一时，现在由于生产率的问题已经降温的弹性工作时间制的事例所显示的，作为社会福利引进的制度，当经济状况恶化时，总是最先被废除。现在需要的不仅是与育儿休假或短时间工作同样看待远程办公，而且应该从全公司员工的工作生活平衡的观点，广泛地承认远程办公，而不局限于有无育儿或护理家属的必要。

　　对于追求利益的企业而言，由于引进了远程办公使公司员工很高兴，仅此而已是不够的。如果不能获得提高生产率和利益、减少经费的成果，企业就不会下决心引进远程办公。特别是经营环境严峻，难以确保人才的中小企业和地方企业等，不可能只为社会福利或提高形象而引进新鲜事物。从这个意义上，也需要远程办公可以提高生产率的明确成果以及证明这种成果的有说服力的理论。

　　在地方，工作的机会非常有限。当然，如果不选择工种，可以有各种各样的工作。但是有上进心的人，总希望从事自己想做的工作，并得到与自己的能力相应的报酬，所以许多劳动者向都市移动，寻求想做的工作。在都市如果一旦找到工作，要想辞去该工作回到地方，在地方重新就业是不容易的。这也直接关系到地方衰退与向都市集中的社会问题，远程办公是解决这个问题的有效方法。但另一方面，目前的现状是，即使每星期只在家工作一天（8小时），剩余的四天去公司上班，也被定义为远程办公，这就需要居住在可以去公司上班的地方，结果无法根本解决问题。如果想通过远程办公搞活地方经济，就应该致力于实现不限定工作地点的远程办公。

　　网络办公室是指“在网络上经营的虚拟部门或公司”，在网络上经营公司是其基本概念。我认为，正是这个网络办公室将成为现在远程办公面临的课题的解决方案。也就是说，提高生产率的远程办公、不限定工种的远程办公、不受地点束缚的远程办公，这些新型远程办公可以通过网络办公室实现。

　　一般来说，传统型远程办公的形式是：“从企业接受订单的SOHO中介者把工作分割后委托给在家办公族，在家办公族把处理完的工作返回中介者，中介者把各个在家办公族交上来的工作归纳起来，交给发出订单的企业”。这种自营型远程办公，是把工作切割后委托给各个在家办公族，所以只能处理数据输入、把录音资料整理成文字这类简单业务，或翻译、图案设计这类容易切割的业务。另外，如果在家办公族水平较低时，中介者需要弥补，增加分割业务然后回收归纳的中介者的负担。再加上只能承包简单业务，所以有时会被发出订单一方狠杀价格。因此，现在从事这种远程办公生意的公司，除了技术开发方面或图案设计方面以外，基本上没有。

　　另一方面，网络办公室型远程办公，不是每个在家办公族各自为政，而是与一般公司一样，在网络上开设办公室环境，以集体形式决定分工，交换信息，推进大型项目。这样，就可以完成IT方面的业务等高难度业务或大量业务，发出订货的公司支付的金额也多，形成良性循环。。

　　有公司，有员工。员工去公司上班工作——迄今为止的社会一直建立在这种形式上。然而现在，有些员工，由于配偶者调换工作、生育子女、护理家属等不得不辞去工作，还有到了退休年龄的员工等，虽然有工作能力和欲望，却不能工作的人不断增加。这些人与开办公司或自由职业的独立性高的在家办公族不同。

　　很多引进远程办公的企业宣称引进远程办公的目的是改善公司员工的社会福利、确保人才、提高业务效率，但实际上询问了企业有关负责人，好像提高业务效率是很重要的课题。除此之外，还举出了时间管理、业务评估、员工间的不公平感、团队的业务效率等课题，还有意见说“每星期都为让在家办公族做什么工作伤脑筋”。如果需要特意提供可以在家做的工作，并为此伤脑筋的话，今后在家办公族人数增加时，就有导致远程办公无法成立的结论。

　　那么应该怎么办呢？首先应摈弃“必须设法提供可以在家做的工作”这种既有概念，转换思路，通过“实现公司内部的IT化，使各种工作都可以在家做”。不要突然引进远程办公制度，而应该先从办公室IT化开始，引进不固定座位的自由位置制度、打印资料的数字化等。如果IT化发展到在网络上也可以工作的程度，就可以引进远程办公而不降低生产率和效率。这样，就可以确保有能力的人才，防止人才外流，减少办公经费，提高公司整体业务的效率，并进一步推进灾害时的微机管理、人才的有效配置、员工的心理健康。

　　那么，为引进远程办公，应怎样推进公司内的IT化呢？IT化就是在设有安全防护的网络基础设施上，把办公室的环境、功能一个一个地转移到网络上。做法因企业而不同，例如，把日程安排、留言纪录、工作流程放在网上共享，引进远距离也可以交换意见的电视会议系统、网上即时对话、IP电话，或把资料转化为数字保存在网络上的存取处，以便大家参看，在网络上使用计时卡等。

　　不过，在网络办公室的运营中我们注意到，并不是只要把办公室的用具和用品“IT”化就可以实现的。仅靠IT化并不能使分散各地的员工进行团队合作。

　　最重要的是“团队业务交流的IT化”。

　　“报告、联系、商谈”构成团队合作的基础，即使实现IT化，普及远程办公也不会变化。我们认为，只有“报告、联系、商谈”切实IT化，团队业务的效率才能提高。

　　在网络上设立完善的办公室，实施毫不逊色于一般办公室的教育和管理，完善可以利用IT进行“报告、联系、商谈”的环境，这是我们的目标。企业通过完善这样的环境能够确保人才，员工也可以不必辞职继续工作。

　　远程办公不单纯是在家工作，要充分发挥远程办公的功能，需要组织力（组织的综合力量、组织的管理能力、组织的凝聚力）、公信力（信息安全防护体制、稳定的业务体制、安心的管理体制）、个人能力（个人的业务能力、个人的责任意识、自我管理能力）。100名员工中不可能100人都在自己家里一边自我管理一边努力工作，所以推进远程办公必须挑选具有在家办公族的自觉性、能够胜任工作的人。

　　为使远程办公成为解决低生育率、劳动力不足、向都市集中等各种社会问题的钥匙，普及远程办公，不仅要引进制度，为了实现可持续的远程办公，还需要从各个角度去努力。我认为其中一个方法就是网络办公室型的远程办公。